Formularservice (BaK FS)

Mit der Basiskomponente Formularservice (BaK FS) bietet die E-Government-Plattform die zentrale Formularverwaltung, -bereitstellung und -pflege an. Für die elektronische Abwicklung von Verwaltungsverfahren können über die BaK FS elektronische Formulare (E-Formulare) abgerufen, online bearbeitet, gespeichert und eingereicht werden. Im Zusammenspiel mit der BaK Elektronische Signatur und Verschlüsselung (BaK ESV) können diese elektronischen Formulare signiert und automatisch an nachgelagerte Systeme weitergeleitet werden (z. B. an EDV-Fachverfahren oder per E-Mail). Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die zur Verfügung stehenden Formulare als Papierformulare zum Ausfüllen per Hand auszudrucken.

Die BaK FS besteht aus zwei Hauptkomponenten: dem Formularserver und dem Formulargateway. Der Formularserver stellt elektronische Grundformulare und Formulare bereit, die angepasst oder instanziiert werden können. Die Weiterverarbeitung von Formularen, die vom Server abgerufen und abgesendet werden, erfolgt im Formulargateway. Anschließend werden die E-Formulare, je nach Einstellung, in Postboxen für die Behördenmitarbeiter bereitgestellt und / oder, den hinterlegten Weiterleitungsregeln entsprechend, an andere Systeme übermittelt. Hierfür stehen diverse Adapter zur Verfügung. Ergänzend stehen Formulareditoren zur Erstellung und Pflege von E-Formularen zur Verfügung.

Formularserver

Die BaK FS stellt einen Formularserver auf der E-Government-Plattform bereit, mit dem E‑Formulare der sächsischen Verwaltungen zentral administriert und für E-Government-Anwendungen zugänglich gemacht werden. Die sächsischen Landes- und Kommunalverwaltungen administrieren als Mandanten im Formularservice ihre E-Formulare eigenverantwortlich. E-Formulare werden dabei versioniert, d. h. jede Änderung kann nachverfolgt und rückgängig gemacht werden.

Der Zugriff durch die Verwaltungskunden auf die im Formularserver verwalteten E-Formulare kann sowohl aus Internetauftritten und E-Government-Anwendungen der einzelnen Verwaltungen als auch aus BaK Amt24 erfolgen. Dazu ist die Administration von BaK Amt24 mit dem Formularservice verbunden; auf diese Weise können E-Formulare den Verfahrensbeschreibungen und Behörden in BaK Amt24 leicht zugeordnet werden.

Der Formularserver ermöglicht die gemeinsame Verwendung von Grundformularen durch mehrere Verwaltungen. Grundformulare werden dabei als Basis (Template / Muster) für den jeweiligen Mandanten (Behörde oder Kommune) verwendet und bei der Auslieferung instanziiert, d. h. mit Textangaben und Layout-Elementen der Behörde oder Kommune versehen.

Formulargateway

Das Formulargateway der BaK FS ermöglicht es, die eingegebenen Daten aus E-Formularen entgegenzunehmen und an E-Government-Anwendungen zu übermitteln, um sie dort automatisiert und medienbruchfrei weiterzuverarbeiten. Dazu stehen mehrere Schnittstellentechnologien und Dienste zur Verfügung. Zusätzlich können Formulardaten den Verwaltungen auch über elektronische Formular-Postfächer (Weboberfläche) zugänglich gemacht werden. Alle Formulartransaktionen werden verschlüsselt (HTTPS) übertragen. Zudem kann die Nutzung statistisch ausgewertet werden. Den Nutzern bietet das Formulargateway die Möglichkeit, Formulardaten lokal zwischenzuspeichern und das Ausfüllen zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzunehmen. Auch das online Einreichen der Formulardaten sowie das Signieren der Formulardaten mit dem Governikus Web Signer (BaK ESV) werden über das Formulargateway realisiert.

Formulareditor

Für den Entwurf und die Umsetzung statischer und dynamischer E-Formulare wird jeweils ein Formulareditor bereitgestellt. In einer komfortablen Entwicklungsumgebung können in den Verwaltungen E-Formulare als HTML-Datei (für statische und dynamische E-Formulare) selbst erzeugt werden. Mit den Editoren wird dabei nicht nur das Layout der E-Formulare umgesetzt, auch „intelligente“ Formularfunktionen wie Berechnungen, Plausibilitätsprüfungen oder Hilfefunktionen werden per Formulareditor erzeugt. Mit der Basiskomponente werden einheitliche Gestaltungsregeln für E-Formulare der Landes- und Kommunalverwaltungen bereitgestellt.

Für Verwaltungsmitarbeiter:

• Erstellen und Administrieren neuer Formulare (Grundformulare)
• Versionieren und Historisieren von Grundformularen
• Abrufen von Metainformationen zu Formularen
• Bereitstellen von Formularen
• Vorbefüllen von Formularen mit z. B. Nutzerdaten
• Speichern von Zwischenbearbeitungsständen
• Bereitstellen einer unveränderbaren Version des ausgefüllten Formulars (z. B. PDF)
• Statistische Auswertung der Formularverwendung

Die BaK FS wird zentral für alle staatlichen und kommunalen Behörden bereitgestellt. Über die BaK FS können sowohl verwaltungsexterne (z. B. Bauformulare, Gewerbeformulare und Wohngeldformulare) als auch verwaltungsinterne Formulare (z. B. Bauformulare und Dienstreiseformulare) zur Verfügung gestellt und genutzt werden.

Für Bürger / Verwaltungskunden:

Verwaltungskunden nutzen die Funktionen der BaK FS indirekt über die Formulare.

• Aufruf der Online-Formulare in den Web-Auftritten der Verwaltungen
• E-Formulare elektronisch ausfüllen und ausdrucken
• Eingegebene Formulardaten sicher online übermitteln und einreichen mit und ohne qualifizierte elektronische Signatur (BaK ESV)
• Formulardaten lokal zwischenspeichern

Die BaK Formularservice stellt folgende Schnittstellen bereit.

• Lieferung / Bereitstellung von Formularen und Formularinstanzen (inklusive Vorbefüllung mit Behördendaten), Formularlisten und Detailinformationen einzelner Formulare für BaK Amt24, BaK zCMS und beliebige andere Internetanwendungen
• Übermittlung von ausgefüllten Formularen (PDF) bzw. über Formulare erfasster Daten an beliebige Fachverfahren zur Weiterverarbeitung (mögliche Formate: XML, PDF, RPC und SQL per HTTP(S), FTP, SOAP, TCP/IP-Übertragung)

Die BaK Formularservice nutzt folgende Schnittstellen.

• Lieferung von Profildaten, Behördendaten und Layout-Elementen für die Instanziierung und Vorbefüllung von Formularen aus BaK Amt24
• Nutzung von externen Datenquellen, um bspw. Auswahllisten zu befüllen oder Eingaben zu prüfen (z. B. Bankleitzahl-Prüfung)
• Formulare qualifiziert elektronisch signieren.(BaK ESV)
• Überprüfung der Echtheit und Gültigkeit einer Signatur an einem Formular (BaK ESV)
• SSL-Zertifikaten für Webserver zur Kommunikation in das Internet (BaK ESV)