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E-Rechnung

Schaubild E-Rechnungsgipfel © http://www.e-rechnungsgipfel.de/graphicrecording-2016

Ab dem 18. April 2020 werden öffentliche Auftraggeber im Freistaat Sachsen elektronische Rechnungen entgegennehmen. Dazu werden sie durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU) verpflichtet. Die sächsische Staatskanzlei hat den SID mit der Durchführung des Projektes zur technischen Umsetzung der E-Rechnung für die sächsische Staatsverwaltung beauftragt.

Aus technischer Sicht ergeben sich drei wesentliche Komponenten im Rahmen der E‑Rechnung:

Darstellung der drei wesentlichen Komponenten im Rahmen der E Rechnung.
Die drei wesentlichen Komponenten im Rahmen der E Rechnung.  © SK

Komponente 1: Rechnungsannahme

Es wird angestrebt, die durch die Bundesverwaltung bereit gestellte Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für sämtliche an sächsische Behörden gerichteten elektronischen Rechnungen zu nutzen und diese durch eine sächsische Routingkomponente (ZRL) für die Rechnungsempfänger abzuholen. Durch die sächsischen rechnungsempfangenden Behörden ist jeweils die technische Anbindung an die ZRL zu realisieren, um die sie betreffenden Rechnungen zu erhalten. Die ZRE für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen steht aktuell bereits für Bundesbehörden zur Verfügung. Ab April 2020 soll sie auch das Eingangsportal für elektronische Rechnungen an sächsische Behörden darstellen. Für die ZRE wird der Standard XRechnung verwendet. E-Rechnungen müssen diesem Standard genügen. In diesem Sinne stellen elektronische Formate wie z.B. .jpg oder .png, .csv, .xlsx oder .ods kein akzeptiertes E-Rechnungs-Format dar. Allerdings können Dateien dieser Typen einer E-Rechnung als Anlagen beigefügt werden.

Komponente 2: Rechnungsverarbeitung

Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen erfordert einen medienbruchfreien digitalen Prozess. Dabei werden im Freistaat Sachsen Behörden in zwei Klassen eingeteilt:

Behördenklasse A

Behördenklasse B: Struktur der technischen Lösung zur E-Rechnung in Freistaat Sachsen.
Behördenklasse A: Struktur der technischen Lösung zur E-Rechnung in Freistaat Sachsen.  © SID

Dies sind die sächsischen Staatsbehörden, die zur E‑Rechnungsverarbeitung die zentral vom Freistaat bereitgestellten Komponenten nutzen. Der Freistaat Sachsen stellt ihnen dafür eine zentrale Prüf- und Freigabekomponente zur Verfügung (ZFPK), welche an die bestehenden Mittelbewirtschaftungssysteme angeschlossen werden kann. Diese Komponente wird durch den SID betrieben.

Zur Erstellung der zentralen sächsischen Komponenten zur Prüfung und Freigabe von E‑Rechnungen (ZFPK) wird derzeit ein Vergabeverfahren durchgeführt. Ziel ist es, die ZRE noch 2019 in den Wirkbetrieb zu überführen und in den ersten teilnehmenden staatlichen Behörden auszurollen.

Behördenklasse B

Behördenklasse B: Struktur der technischen Lösung zur E-Rechnung in Freistaat Sachsen.
Behördenklasse B: Struktur der technischen Lösung zur E-Rechnung in Freistaat Sachsen.  © SID

Dies sind alle staatlichen Behörden, die die E‑Rechnungsverarbeitung in ihren eigenen bestehenden Systemen durchführen und alle sächsischen Kommunen. Sie sind eigenständig verantwortlich für:

  • Anbindung an die ZRL zur Abholung der Rechnungen
  • Umsetzung der elektronischen Prüfung und Freigabe (gem. VwV zur SäHO)
  • Beweiswerterhaltende und revisionssichere Langzeitspeicherung

Komponente 3: Rechnungsaufbewahrung

Nach erfolgreicher Freigabe einer Rechnung ist diese entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften zu archivieren. Die Behörden der Klasse A können hier eine zentral bereitgestellte Lösung im Dokumentenmanagementsystem VIS.SAX nutzen.

Zur organisatorischen Unterstützung der technischen Umsetzung der E-Rechnung hat die Staatsverwaltung für ihre Behörden eine „zentrale Koordinierungsstelle E-Rechnung“ eingerichtet. Sie hat folgende Aufgaben:

  • 1st-Level-Support
  • Beratung und Unterstützung beim Design guter Prozesse
  • Beantragung und Einrichtung einer Leitweg-ID für alle kommunalen Rechnungsempfänger
  • Sammeln und koordinieren von kommunalen Anforderungen bzgl. der Feinadressierung der Leitweg-ID .

Die bisher auf der staatlichen Seite erarbeiteten Konzepte für die technische und organisatorische Umsetzung sind nachnutzbar durch Kommunen und können von diesen angefordert werden.

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