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3. Durchgängig elektronische Abläufe

Bereits heute wird IT umfänglich für die Bearbeitung von Abläufen in den Behörden des Freistaates Sachsen eingesetzt. Gleichzeitig gehören die manuelle Eingabe von Daten in IT-Verfahren, das Ausdrucken von Dokumenten und die papiergebundene Aktenarbeit noch immer zum Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Auch das händische Übertragen von Daten aus einem IT-Verfahren in ein anderes beansprucht nennenswerte Zeitanteile. Behördenübergreifend, z. B. bei der Beteiligung anderer Behörden, wird die Anzahl von Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten mitunter vervielfacht.

Soll die IT ihre maßgebliche Rolle für die Verwaltungsmodernisierung erfüllen, müssen Medienbrüche und unnötige manuelle Tätigkeiten vermieden werden. Strategischer Anspruch ist, dass die Verwaltung des Freistaates Sachsen Abläufe durchgängig medienbruchfrei elektronisch bearbeitet und dafür auch untereinander effizient Daten austauschen kann. Das gilt für einfache und komplexe, seltene und häufige Aufgaben gleichermaßen.

Strategisches Ziel:
»Langfristig werden die wichtigsten Verwaltungsverfahren innerhalb der Verwaltung durchgängig elektronisch bearbeitet.«

    Prozessanalyse und Prozessoptimierung

    Der Freistaat Sachsen richtet sein Prozessmanagement verstärkt behörden- und ebenenübergreifend aus. Schnittstellen zwischen staatlichen Fachbehörden stehen ebenso im Fokus wie Abläufe, die Verwaltungen auf staatlicher und kommunaler Ebene verbinden. Die übergreifende Perspektive ermöglicht gegenseitige Lerneffekte: Bewährte Abläufe können als Muster weitergegeben, Erfahrungen zu Optimierungsprojekten ausgetauscht und gemeinsame Schnittstellen vereinheitlicht werden. Als Hilfsmittel in diesem Bereich dienen das Handbuch Prozessmanagement und die Prozessplattform des Freistaates Sachsen.

      Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung

      Der Freistaat Sachsen setzt bereits an mehr als 5.600 Arbeitsplätzen die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung auf Basis des IT-Verfahrens VIS.SAX ein.

      An den übrigen Arbeitsplätzen dominiert die papiergebundene Aktenführung oder eine Mischform, bei der Akten teils ins Papier, teils elektronisch geführt werden. Beide Formen haben strukturelle Nachteile. Heutzutage kann die Vollständigkeit von Papierakten zu einem erheblichen Teil nur durch Ausdrucken elektronisch erstellter oder erhaltener Dokumente gewährleistet werden. Deren Anzahl wird weiter steigen. Elektronisch signierte Dokumente müssen jedenfalls elektronisch gespeichert werden, um die Beweiskraft zu erhalten. Bei einer gemischten Aktenführung steigt der Rechercheaufwand aufgrund der Speicherung an unterschiedlichen Orten und mit ggf. unterschiedlicher Systematik. Die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns leidet beträchtlich.

      Strategisches Ziel:
      »Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung wird bis Ende des Jahres 2016 an weiteren 10.000 Arbeitsplätzen einheitlich mit dem IT-Verfahren VIS.SAX eingeführt.«

        Elektronische Langzeitspeicherung und Archivierung

        Die durchgängige elektronische Bearbeitung von Abläufen endet noch nicht, wenn ein Vorgang erledigt ist. Bei einer ganzheitlich-integrierten Perspektive ist die sichere und rechtskonforme langfristige Aufbewahrung der elektronischen Akten ein wesentlich zu berücksichtigender Aspekt. Der gesamte Lebenszyklus einer aktenrelevanten Information, von ihrer Erstellung über ihre Langzeitspeicherung bis zur Archivierung, ist zu betrachten. Strategischer Anspruch ist, ein landesweit einheitliches System zur Langzeitspeicherung und elektronischen Archivierung zu realisieren.

        Das elektronische Archiv ist der zentrale Ort, um diejenigen elektronischen Informationen dauerhaft aufzubewahren und zugänglich zu machen, denen bleibender Wert zukommt. Das ist mitunter nur ein kleiner Teil von elektronischen Akten, Daten aus Fachverfahren, Websites der Domäne »sachsen.de« oder anderweitigen digitalen audiovisuellen Objekten. Der Freistaat Sachsen nahm das elektronische Staatsarchiv (el_sta) als verfahrensunabhängiges, voll funktionsfähiges elektronisches Archiv am 25. Februar 2013 in Betrieb.

        Der elektronische Langzeitspeicher dient der langfristigen Aufbewahrung elektronischer Daten unter Erhaltung des rechtlichen Beweiswertes bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Danach sind die Anbietung und Aussonderung an das elektronische Staatsarchiv (el_sta) sowie die rückstandsfreie Löschung der nicht archivwürdigen und der ausgesonderten Daten zu unterstützen. Auf kurze- und mittlere Sicht verfolgt der Freistaat Sachsen hierzu eine differenzierte Vorgehensweise. Für dokumentenbasierte IT-Verfahren soll ein elektronischer Langzeitspeicher im Kontext der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung mit VIS.SAX zur Verfügung gestellt werden. Bei nicht-dokumentenbasierten IT-Verfahren, die längerfristig zu speichernde Daten enthalten, werden verfahrensnahe Lösungen der Langzeitspeicherung, die auch direkt im IT-Verfahren implementiert sein können, genutzt. Diese Lösungen setzen die archivfachlichen Anforderungen, insb. eine Schnittstelle zum elektronischen Staatsarchiv (el_sta), um.

        Strategisches Ziel:
        »Mittelfristig erfüllen alle IT-Verfahren die archivfachlichen Anforderungen an die Langzeitspeicherung. Der kurzfristig zu etablierende elektronische Langzeitspeicher für das IT-Verfahren VIS.SAX wird mittelfristig so weiterentwickelt, dass er durch andere dokumentenbasierte IT-Verfahren als Dienst genutzt werden kann.«

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