4. Örtlich flexibel arbeiten
Schon mit den heute verfügbaren, leistungsfähigen mobilen Endgeräten ist die Erwartung verknüpft, auf die Anwendungen und Dienste der IT zugreifen zu können, die bislang nur an stationären Arbeitsplätzen in den Behörden verfügbar sind. Dies betrifft vor allem Fach- und Führungskräfte, die viel außerhalb ihres Büros mobil tätig sind. Auch die Anstrengungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie können zur Zunahme der Heimarbeit führen. Insgesamt wird mittel- bis langfristig ein nicht zu vernachlässigender Bedarf entstehen, die Anwendungen und Dieste der IT auch standortunabhänig, insbesondere von zu Hause aus oder unterwegs zu nutzten.
Strategischer Anspruch ist, dass die Mitarbeiter der Verwaltung des Freistaates Sachsen mit mobilem Endgerät oder PC flexibel auf die Anwendungen und Dienste der IT zugreifen können, um produktiv arbeiten zu können. Leitgedanke ist ferner, das Zusammenarbeiten mit Kollegen, die nicht vor Ort sind, oder mit externen Fachkräften so zu ermöglichen, als wären sie im Nachbarbüro.
Strategisches Ziel:
»Kurzfristig wird eine einheitliche Lösung für den örtlich flexiblen Zugriff der Verwaltungsmitarbeiter auf Anwendungen und Dienste der IT etabliert.«
Mobile Endgeräte
Derzeit werden in der Verwaltung des Freistaates Sachsen knapp 6.000 Notebooks, Tablets oder Smartphones eingesetzt. Auch künftig werden mobile Endgeräte bedarfsgerecht bereitgestellt. Dabei wird nicht nur der Bedarf, sondern auch die verfügbare Vielfalt an Geräten zunehmen. Schon heute werden 50 verschiedene Typen von Smartphones mit mehr als vier verschiedenen Betriebssystemen genutzt.
Um den Anforderungen eines wirtschaftlichen Betriebs sowie der Informationssicherheit gerecht zu werden, wird vor allem eine Standardisierung der Ausstattungsmerkmale der mobilen Endgeräte und der eingesetzten Betriebssysteme angestrebt. Darüber hinaus stehen ein einheitliches Management der mobilen Endgeräte (Mobile Device Management – MDM) und der Ausbau der Verfügbarkeit von WLAN-Zugängen an Behördenstandorten im Fokus. Besondere Beachtung wird der Zugriff auf Fachanwendungen und deren Bedienbarkeit mit mobilen Endgeräten erfahren. Eine Vielzahl weiterer Detailaspekte in organisatorischer, rechtlicher und technischer Hinsicht soll gemeinsam mit den Ressorts betrachtet werden.
Strategisches Ziel:
»Kurzfristig werden Grundlagen, Rahmenbedingungen und weitere Aktivitäten hinsichtlich des Einsatzes mobiler Endgeräte ressortübergreifend abgestimmt.«
Nutzung privater Endgeräte
Mittlerweile ist die Nutzung von IT im Alltag vieler Menschen selbstverständlich. Der Wunsch, private Endgeräte für berufliche Zwecke einzusetzen, wird verstärkt an die Arbeitgeber herangetragen. Die relevanten Schlagworte hierfür sind »Consumerization der IT« und »BYOD – Bring Your Own Device«.
In der Verwaltung des Freistaates Sachsen dürfen für die Erledigung dienstlicher Aufgaben derzeit grundsätzlich nur dienstlich bereitgestellte Geräte und Datenträger sowie freigegebene Programme benutzt werden. Insgesamt sind vielfältige Rahmenbedingungen zu justieren oder neu zu schaffen, um die Nutzung privater Endgeräte gestatten zu können.
Mit der Zulassung privater Endgeräte für dienstlichen Zwecke wären u. a. folgende Vorteile verbunden:
- Einsparung bei der Beschaffung der Hardware
- Sinkender Schulungsbedarf beim Mitarbeiter
- Pfleglicher Umgang mit den Endgeräten
Um diese Vorteile zu nutzen, müssen u. a. folgende Herausforderungen bewältigt werden
- Strikte Trennung zwischen privaten und dienstlichen Daten
- Durchsetzung von Vorgaben der Informationssicherheit und des Datenschutzes auf privaten Endgeräten
- Erhöhung der Vielfalt wirkt Konsolidierungsbestrebungen entgegen
- Abgrenzung der Zuständigkeit des dienstlichen Supports vom Hersteller-/Verkäufersupport, insbesondere Sicherstellung der notwendigen Unterstützung beim Einsatz dienstlicher Anwendungen auf heterogener Hardware
- Einwilligung des Mitarbeiters zur Fernlöschung von Daten im Verlustfalle
- Erarbeitung und Abschluss entsprechender Dienstvereinbarungen, Nutzungsrichtlinien und Haftungsbegrenzungsklauseln
- Lizenzrechtliche Klärungen, bspw. bei der Nutzung privat beschaffter Anwendungen für dienstliche Zwecke und umgekehrt
- Sicherstellung der notwendigen Unterstützung bei Einsatz dienstlicher Anwendungen auf heterogener Hardware
Strategisches Ziel:
»Kurzfristig wird der Einsatz privater Endgeräte mit mittelfristiger Perspektive ressortübergreifend geprüft.«
Einsatz von Videokonferenzen
Den Mitarbeitern der Verwaltung des Freistaates Sachsen steht mit dem Videokonferenzdienst im Sächsischen Verwaltungsnetz seit mehreren Jahren eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, unmittelbar miteinander zu kommunizieren, ohne am gleichen Ort sein zu müssen. Dabei fördert das Zusammenspiel von Bild und Ton die Gesprächsatmosphäre und das – im Vergleich zu einem Telefonat – produktivere ortsunabhängige Zusammenarbeiten. Reisekosten und -zeiten zwischen den Standorten werden vermieden, ohne auf eine persönliche Gesprächsumgebung zu verzichten. Zudem unterstützt eine Präsentationsfunktion die gemeinsame Diskussion über Dokumente.
Strategisches Ziel:
»Kurzfristig steht ein Dienst im Sächsischen Verwaltungsnetz zur Verfügung, der Videokonferenzen am Arbeitsplatz ermöglicht. Mittelfristig können Videokonferenzen auf dieser Basis verwaltungsebenenübergreifend durchgeführt werden. Mittelfristig werden Videokonferenzen auch für die Kommunikation der Bürger bzw. Unternehmen mit der Verwaltung des Freistaates Sachsen angeboten.«
Plattform für die verwaltungsinternen Zusammenarbeit und Wissensmanagement
Neben Videokonferenzen sind elektronische Plattformen zur Unterstützung des Informationsbereitstellung und der Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung von zentraler Bedeutung. Sogenannte Groupware-Lösungen können auch für die Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen oder die Dokumentation von Projektarbeiten eingesetzt werden. Dies kann auch der Förderung des Wissensmanagements dienen. Die Mitarbeiter erwarten eine leistungsfähige Unterstützung auf dem Stand der Technik ebenso wie einen einfachen und umfassenden elektronischen Zugang zu wichtigen Informationen.
Strategisches Ziel:
»Mittelfristig werden bereits bestehende Lösungen für die IT-Unterstützung der Informationsbereitstellung sowie der organisations- und ebenenübergreifenden Zusammenarbeit in der Verwaltung weiter qualifiziert.«
