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Basiskomponente Formularservice

• Statische und dynamische eFormulare
• Wozu wird ein zentraler Formularservice benötigt?
• Welche Funktionen stellt die Basiskomponente Formularservice zur Verfügung?
• Welche Vorteile bringt die Basiskomponente den sächsischen Verwaltungen?

Statische und dynamische eFormulare

Formulare haben sich in den öffentlichen Verwaltungen seit langem als Mittel zur strukturierten und rechtsgültigen Erfassung von Informationen bewährt. Wenn Verwaltungsleistungen nunmehr elektronisch in E‑Government-Verfahren erbracht werden, muss dies auch die Datenerfassung in Formularen einschließen.

Bei der Umsetzung von Papierformularen zu elektronischen Formularen (eFormularen) kann zwischen statischen und dynamischen Ansätzen unterschieden werden: Statische eFormulare bilden Druckformulare nach. Dynamische eFormulare dagegen orientieren sich nicht an Druckseiten. Sie werden während der Befüllung abhängig von Nutzereingaben aus verschiedenen Komponenten zusammengesetzt. Dadurch können komplexe Datenerfassungen effizienter und sicherer umgesetzt werden.

Die Basiskomponente Formularservice stellt den sächsischen Verwaltungen eine Infrastruktur für die Entwicklung und den Betrieb sowohl statischer als auch dynamischer eFormulare bereit. Bereits mehr als 700 eFormulare von Landes- und Kommunalverwaltungen werden über die Basiskomponente zentral angeboten.

Wozu wird ein zentraler Formularservice benötigt?

Zwei Zielsetzungen sind bestimmend: Zum einen soll es den sächsischen Verwaltungen ermöglicht werden, gemeinsame Bestände an eFormularen aufzubauen und Parallelentwicklungen zu vermeiden. Zum anderen soll die Basiskomponente eine einheitlich hohe Qualität und Verfügbarkeit der eFormulare in Sachsen sichern. Mit einer gemeinsamen technischen Infrastruktur, einheitlichen Regelwerken und einer zentralen Koordinierung sind diese Ziele effizient erreichbar.

Welche Funktionen stellt die Basiskomponente Formularservice zur Verfügung?

Die Basiskomponente umfasst mehrere Werkzeuge und Dienste zur Erstellung, Verwaltung und zum Betrieb von eFormularen.

Formulareditoren

Für den Entwurf und die Umsetzung statischer und dynamischer eFormulare wird jeweils ein Formulareditor bereitgestellt. In einer komfortablen Entwicklungsumgebung können in den Verwaltungen selbst eFormulare als Acrobat-Datei (für statische eFormulare) oder als HTML-Datei (für statische und dynamische eFormulare) erzeugt werden. Mit den Editoren wird dabei nicht nur das Layout der eFormulare umgesetzt, auch »intelligente« Formularfunktionen wie Berechnungen, Plausibilitätsprüfungen oder Hilfefunktionen werden per Formulareditor erzeugt.

Formularserver

Die Basiskomponente stellt einen Formularserver im Internet bereit, mit dem eFormulare der sächsischen Verwaltungen zentral administriert und für E-Government-Anwendungen zugänglich gemacht werden. Die sächsischen Landes- und Kommunalverwaltungen administrieren als Mandanten im Formularservice ihre eFormulare eigenverantwortlich. eFormulare werden dabei versioniert, d.h. jede Änderung kann nachverfolgt und rückgängig gemacht werden.

Der Zugriff auf die im Formularserver verwalteten eFormulare kann sowohl aus Internetauftritten und E-Government-Anwendungen der einzelnen Verwaltungen als auch über Amt24, dem zentralen Service-Portal des Freistaates, erfolgen. Dazu ist die Administration von Amt24 mit dem Formularservice verbunden; eFormulare können so leicht den Verfahrensbeschreibungen und Behörden in Amt24 zugeordnet werden.

Der Formularserver ermöglicht die gemeinsame Verwendung von Grundformularen durch mehrere Verwaltungen. Grundformulare werden dabei als Basis verwendet und bei der Auslieferung instanziiert, d.h. mit Textangaben und Layoutelementen der jeweiligen Behörde versehen.

Formulargateway

Das Formulargateway der Basiskomponente ermöglicht es, die eingegebenen Daten aus eFormularen an E-Government-Anwendungen zu übermitteln und dort automatisiert und medienbruchfrei weiterzuverarbeiten. Dazu stehen mehrere Schnittstellentechnologien und Dienste zur Verfügung. Zusätzlich können Formulardaten den Verwaltungen auch über elektronische Formular-Postfächer zugänglich gemacht werden. Alle Formulartransaktionen erfolgen verschlüsselt und können statistisch ausgewertet werden. Den Formularnutzern bietet das Formulargateway die Möglichkeit, Formulardaten zwischenzuspeichern und das Ausfüllen zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzunehmen.

Gestaltungsregeln für eFormulare

Mit der Basiskomponente werden einheitliche Gestaltungsregeln für eFormulare der Landes- und Kommunalverwaltungen bereitgestellt.

Welche Vorteile bringt die Basiskomponente den sächsischen Verwaltungen?

• Der zentrale Formularservice ermöglicht es, einen gemeinsamen Formularpool der sächsischen Verwaltungen in gesicherter Qualität und abgestimmtem Corporate Design aufzubauen. So können mehrfache Entwicklungs- und Pflegeaufwände entfallen.
• Der zentrale Formularservice erleichtert den landesweiten Zugriff auf eFormulare und deren Integration in E‑Government-Anwendungen. Dazu wird der Formularservice schrittweise an die Basiskomponenten Elektronische Signatur, Integrationsframework und Zahlungsverkehr angebunden.
• Die Basiskomponente wird kostenfrei bereitgestellt; für die Verwaltungen entfallen Investitionen und Betriebsaufwände.
• Der Betrieb auf der sächsischen E‑Government-Plattform gewährleistet eine hohe Verfügbarkeit und Sicherheit.

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